Sociaal-cultureel volwassenenwerk Amateurkunsten Lokaal Cultuurbeleid Participatiebeleid Circus in Vlaanderen Vlaamse Gebarentaal Internationaal Tewerkstelling Beleidsdocumenten Begroting
Onderzoek
Medailles en Nationale Orden Publicaties

In te dienen



Wat jaarlijks indienen?

Organisaties die gesubsidieerd worden als sociaal-culturele vereniging moeten jaarlijks voor 1 april een voortgangsrapport en een financieel verslag indienen ter verantwoording van de subsidie.

Voortgangsrapport

Het voortgangsrapport bevat:
  • stand van zaken uitvoering beleidsplan 2011–2015 in het voorbije werkjaar
  • vooruitblik uitvoering beleidsplan lopende werkjaar
Concreet moeten de volgende elementen worden opgenomen:
1) Een toetsing van de in het beleidsplan vooropgestelde werking voor het voorbije werkjaar: gerealiseerde acties en actualisering en concretisering van het beleidsplan met opgave geplande acties in het lopende.
  • beschrijf het resultaat van elke actie
    Hoe? Met kwantitatieve en kwalitatieve resultaatsindicatoren (cijfers en beschrijving van het resultaat)
  • wijziging van actie?
    Vond een in het beleidsplan beschreven actie niet plaats? Geef hiervoor een verklaring, licht toe.
    Vond er een actie plaats die niet in het beleidsplan stond? Vermeld deze in het voortgangsrapport en licht toe.
  • wijziging van doelstelling?
    Verandering aan planning voor volgend jaar? Beschrijf en motiveer.
2) Verhouding tot de in het decreet vermelde beoordelingselementen:
  • afzonderlijk deel in het voortgangsrapport over gerealiseerde acties in het voorbije jaar en geplande acties in het lopende werkjaar
  • toetsing aan de in het decreet vermelde beoordelingselementen

3) Lijst met alle actieve afdelingen van het voorbije werkjaar, alfabetisch per provincie gerangschikt. Naast het aantal actieve afdelingen per provincie, wordt ook het totale aantal afdelingen meegedeeld.

4) Overzicht van de ontwikkeling van de gegevens zoals vermeld in het uitvoeringsbesluit art. 12 en 13 van het huidige uitvoeringsbesluit.

  • Deze gegevens hebben betrekking op de doelgroep die bereikt wordt, op de doelgroep die de vereniging wil bereiken en op de manier waarop de vereniging die doelgroep probeert te bereiken. Die gegevens geven tevens een inzicht in de organisatiestructuur van de hele vereniging, met inbegrip van het profiel van de vrijwilliger. Hierbij is het niet de bedoeling ons een volledig rapport van de geregistreerde gegevens te bezorgen. Een samenvatting ervan, een soort van ‘foto’ van de afdelingen in het afgelopen jaar is ruimschoots voldoende.

Financiële documenten

De financiële documenten bestaan uit de begroting van het lopende jaar en het financiële verslag van het voorbije jaar.

Financiële verslag van het voorbije jaar

Het omvat de volgende gegevens:

1) Afrekeningsformulier
  • opgesteld aan de hand van het begrotings- en afrekeningsformulier
  • zowel de gesubsidieerde als de niet-gesubsidieerde werking wordt verantwoord

Wat als de sociaal-culturele werking een klein onderdeel van de totale werking vormt?

  • enkel de sociaal-culturele werking wordt verantwoord in de afrekening
  • voor de totaliteit van de werking wordt een afzonderlijke afrekening ingediend waarbij enkel de groepen binnen een klasse worden weergegeven (op niveau van de tientallen)

Wat als de afrekening is samengesteld op basis van verschillende deelafrekeningen?

  • alle aparte afrekeningen als bijlage meesturen
  • de som per rubriek over alle afrekeningen heen moet gelijk zijn aan de rubriek in de totale afrekening
2) Balans en verificatieverslag
  • opgesteld aan de hand van het balanssjabloon (conform het sjabloon van de Nationale Bank van België)
  • opgesteld door een bedrijfsrevisor of een externe accountant die niet betrokken is bij de dagelijkse inhoudelijke, organisatorische of zakelijke werking van de vereniging.
3) Overzichtslijst personeelsleden
  • lijst van het personeel dat instond voor de uitvoering van het beleidsplan en dat werd betaald met de enveloppensubsidie
  • vermeld: naam, geslacht, tewerkstellingsgraad, duur tewerkstelling en loonkost per personeelslid
  • bewijsstukken niet meesturen, wel ter inzage houden op secretariaat van de organisatie

FORMULIEREN

Ondertekening van documenten en notulen algemene vergadering

Voortgangsrapport en financiële verslaggeving:
  • ondertekend door voorzitter en penningmeester/secretaris
  • vergezeld van uittreksel uit notulen van algemene vergadering (AV) waar goedkeuring geagendeerd stond
  • uittreksel uit notulen bevat: datum, plaats, agenda, aantal aanwezigen en uitslag stemming
Verenigingen met verplichting om economisch-financiële informatie voor te leggen aan werknemersdelegatie bezorgen voor 1 juli een uittreksel uit notulen en agenda van de algemene vergadering waar de goedkeuring geagendeerd stond.

Adres

Alle documenten op papier opsturen naar:

Departement Cultuur, Jeugd en Media
Afdeling Sociaal-Cultureel Werk

Johan Huts
Arenberggebouw – 4e verdieping
Arenbergstraat 9
1000 Brussel

De elektronische versie van het voortgangsrapport, het financiële verslag en de begroting opsturen naar: johan.huts@cjsm.vlaanderen.be

(Is het bestand te zwaar voor mail? Gelieve ons de elektronische versie op cd-rom te bezorgen.)