Sociaal-cultureel volwassenenwerk Amateurkunsten Lokaal Cultuurbeleid Participatiebeleid Circus in Vlaanderen Vlaamse Gebarentaal Internationaal Tewerkstelling Beleidsdocumenten Begroting
Onderzoek
Medailles en Nationale Orden Publicaties

Vaak gestelde vragen



Wie kan een projectaanvraag indienen?

  • Elke vzw die geen werkingsmiddelen ontvangt van de Vlaamse overheid, kan een aanvraag indienen.
  • Vzw's die werkingsmiddelen ontvangen, komen in aanmerking indien de projecten aan volgende voorwaarden voldoen:
    • Het project richt zich tot gedetineerden of
    • de aanvrager geeft aan hoe hij de projectresultaten zal opnemen in de werking.

Hoe zit het met samenwerkingsverbanden: kunnen zij indienen?

In regel kan er maar één indiener zijn. Belangrijk om weten is dat alleen het rekeningnummer van de indiener opgegeven kan worden en dat het deze organisatie is die de afrekening indient. Maak hieromtrent dan ook duidelijke afspraken met uw netwerkpartners. Dit wil niet zeggen dat je niet in een samenwerkingsverband mag werken.

Wanneer moet ik indienen?

Er vinden twee rondes per jaar plaats. De indiendata zijn steeds dezelfde:

  • 1 augustus voor projecten die starten na 1 januari van het daaropvolgende jaar en voor meerjarige projecten (max.36 maand);
  • 1 februari voor projecten die starten na 1 juli van hetzelfde jaar en maximaal 12 maanden duren.

Wat dien ik in?

Subsidies voor participatieprojecten voor kansengroepen kunnen enkel via de webapplicatie KIOSK worden aangevraagd en dus niet per post of via e-mail. De aanvraagprocedure wordt stap voor stap uitgelegd in de handleiding KIOSK. Of maak gebruik van de antwoorden op veelgestelde vragen. Geen antwoord gevonden op je vraag? Mail dan naar kiosk@vlaanderen.be.

Wanneer is mijn aanvraag ontvankelijk?

Als je dossier aan de indienvoorwaarden voldoet en volledig is zal de administratie deze ontvankelijk verklaren. Volgende voorwaarden zijn hierbij belangrijk:

  • Tijdige indiening via de webapplicatie KIOSK
  • Volledigheid: alle vragen worden beantwoord
  • Het project valt binnen de voorziene termijn (max. 12 of 36 maanden) en start niet voor 1 januari (projecten ingediend 1 augustus) of 1 juli (projecten ingediend 1 februari)

Wanneer krijg je bericht over de beslissing?

Je aanvraag doorloopt verschillende stappen. Daarom duurt het even voor je antwoord krijgt. Hieronder geven we een overzicht van de procedure.

De administratie toetst de dossiers op zakelijk en financieel vlak. De beoordelingscommissie geeft advies op inhoudelijk vlak.

Op basis van het advies van de beoordelingscommissie formuleert de administratie een ontwerp van beslissing. Ze legt dat voor aan de minister voor 1 april of 1 oktober.

De minister beslist over de toekenning van subsidies uiterlijk op 1 mei (voor aanvragen op 1 februari) of 1 november (voor aanvragen op 1 september). Deze beslissing wordt overgemaakt aan de Inspectie van Financiën. De Inspecteur zal de beslissing toetsen aan de begroting. Pas als de Inspecteur van Financiën groen licht gegeven heeft en de voorschotten zijn vastgelegd op de boekhouding krijg je bericht over de beslissing.

Hierbij geven wij een overzicht van de te verwachten termijn (onder voorbehoud van wijzigingen).

  • Indiendatum 1 augustus: antwoord in de loop van de maand december
  • Indiendatum 1 februari: antwoord meestal in de loop van de maand juni

Welke kosten komen in aanmerking?

Je mag alle kosten indienen die nodig zijn voor het project. Duurzame investeringen (computers, infrastructuurwerken,…) kunnen enkel indien ze echt nodig zijn voor het project en tegen afschrijfwaarde voor de duur van het project.

Er staat geen limiet op het bedrag dat je kan aanvragen. Wees echter realistisch. De administratie toetst het realiteitsgehalte van de kosten. Een overduidelijke overschatting geeft een slechte indruk.

Je mag personeelskosten inbrengen. Zorg ook hier dat je een goede inschatting maakt van de noodzaak aan personeel. De inzet van personeel moet in verhouding zijn met het project. Enkel die uren die nodig zijn voor het uitvoeren van het project zullen in aanmerking genomen worden.

Enkel de kosten gemaakt na de beslissing van de minister (deze datum vind je in de brief met de beslissing) en na de wettelijke begindatum en tot uiterlijk de opgegeven einddatum komen in aanmerking. Reken bij de aanvraag dan ook de voorbereiding en afronding van het project mee in de aangevraagde termijn.

Hoe begin ik aan het invullen van het formulier?

Lees eerst het formulier goed door zonder in te vullen. Zo krijg je een goed idee van wat er gevraagd wordt. Schrijf je project voor jezelf uit, los van het formulier. Zo kan je achteraf nagaan of het geheel nog overzichtelijk is en of je alle informatie hebt meegegeven.

Vraag raad indien iets niet duidelijk is. Ga hiervoor langs bij Demos voor inhoudelijke begeleiding of neem voor administratieve vragen contact op met Lynn Moerenhout of Yves De Backer op het algemene e-mailadres (participatieprojecten[at]cjsm.vlaanderen.be).

Vul het formulier goed in. Let daarbij goed op de toelichting bij de vragen.

Tip: Als je het formulier hebt ingevuld kan je het best eens laten lezen door een buitenstaander. Zo weet je of je een volledig, helder beeld hebt geschetst van wat je gaat doen.

Moet ik aan alle criteria voldoen?

Neen. Vul enkel iets in bij de criteria waar je zeker aan voldoet. Het is beter om goed te scoren op één criterium dan matig tot zwak op verschillende criteria. Laat de criteria waar je niet op inspeelt of niet aan voldoet leeg.

Moet ik mij tot alle kansengroepen richten?

Neen. Vul enkel iets in bij de kansengroepen die je zeker wil bereiken. Kansengroepen die niet tot de focus van het project behoren laat je best open.

Wat als ik mijn project ook elders heb ingediend?

Het formulier laat ruimte om aan te geven indien je ook ergens anders je projectaanvraag indiende. In geen geval kan je van de Vlaamse overheid twee keer subsidies ontvangen voor eenzelfde project. Het Participatiedecreet is een flankerend decreet, d.w.z. dat het de bedoeling is om projecten te steunen die elders niet in aanmerking komen. Denk voor je elders indient goed na waarom je er voor kiest om je project ook als participatieproject in te dienen. Participatie staat centraal bij deze projecten en je project moet hier dan ook op afgestemd zijn. Indien je twijfelt neem je best contact op met de administratie.

Kijk ook steeds na of je project niet bij een andere overheid kan ingediend worden. Kies steeds voor het meest relevante niveau.

Mijn project werd niet goedgekeurd. Wat nu?

Je ontvangt de opmerkingen van de beoordelingscommissie. Lees deze aandachtig door. Misschien kan je het project in aangepaste vorm opnieuw indienen bij een volgende projectoproep.

Mijn project werd goedgekeurd. Wat nu?

Wanneer je project werd goedgekeurd zal 80% van het bedrag als voorschot gestort worden. 20% van het bedrag kan uitgekeerd worden na indiening en goedkeuring van de afrekening. Niet indiening van de eindafrekening betekent niet alleen dat het saldo niet wordt uitgekeerd. Het volledige voorschot zal in dit geval worden teruggevorderd.

Voor het saldo dien je volgende zaken in orde te brengen:
  • Ten laatste 2 maanden na afloop dien je nog een eindverslag en financieel verslag in. In geen geval moet je facturen meesturen met de eindafrekening. Je dient ze wel ter beschikking te houden voor een eventuele controle.
  • Indien je project over meer dan 12 maanden loopt en je een principiële goedkeuring kreeg voor het meerjarige project, dien je ten laatste op 15 februari een financieel en inhoudelijk verslag in van het voorbije kalenderjaar en een planning en begroting voor het lopende jaar in. Aan de hand van dit document wordt beslist of het project kan worden verdergezet.

Wat moet er in mijn eindverslag staan?

Voor het eindverslag verwachten we een inhoudelijk en financieel verslag. Beide verslagen moeten door twee leden van de raad van bestuur van de vzw worden ondertekend en "voor waar en echt verklaard" worden.

Bij het opstellen van je inhoudelijk eindverslag neem je best het aanvraagdossier opnieuw bij de hand. Beschrijf de gerealiseerde acties en initiatieven in het kader van het project en vertel hoe deze bijgedragen hebben tot het al dan niet realiseren van de doelstellingen. Uit dit verslag moet blijken hoe de participatiedrempels voor de kansengroep werden weggewerkt.

Belangrijk is dat je aantoont dat de subsidie gebruikt is waarvoor ze werd toegekend. Indien het project toch wijzigingen onderging licht je deze toe in het verslag. Belangrijke wijzigingen dien je steeds onmiddellijk te melden aan de administratie.

Het volstaat om voor het financieel verslag een overzicht van de inkomsten en uitgaven te maken. Je dient geen bewijsstukken mee te sturen. Deze hou je wel ter plaatse bij. Bij de inkomsten vermeld je steeds het volledige bedrag van de toegekende subsidie, niet enkel het voorschot.

Reken als project af. Geef dus enkel een overzicht van de kosten van het project, niet van de hele werking van uw organisatie.

Subsidies worden enkel toegekend voor kosten die je ook kan bewijzen. Het is dus belangrijk te weten dat je niet automatisch aanspraak maakt op het volledige saldo.

Kan ik mijn project verlengen na het verstrijken van de goedgekeurde termijn (eenjarig of meerjarig)?

Neen, dit kan niet. Er kan wel een nieuw project ingediend worden. Zorg er dus voor dat je op voorhand goed nadenkt over de duur van het project. Hoe lang duurt het om iets te ontwikkelen? Wil ik enkel een impuls geven of wil ik diepgaander werken? Wat gebeurt er na afloop van mijn project?

Waar kan ik terecht met mijn vragen?

  • Inhoudelijke ondersteuning kan je krijgen bij Demos.
  • Met administratieve vragen kan je terecht bij Lynn Moerenhout of Yves De Backer op het algemene e-mailadres (participatieprojecten[at]cjsm.vlaanderen.be).