Sociaal-cultureel volwassenenwerk Amateurkunsten Lokaal Cultuurbeleid Participatiebeleid Circus in Vlaanderen Vlaamse Gebarentaal Internationaal Tewerkstelling Beleidsdocumenten Begroting
Onderzoek
Medailles en Nationale Orden Publicaties

Erkennings- en subsidievoorwaarden



Organisaties die als sociaal-culturele beweging gesubsidieerd willen worden, moeten eerst een aanvraag tot erkenning indienen. Per nieuwe beleidsperiode kunnen maximaal vijf nieuwe bewegingen erkend en gesubsidieerd worden.

Erkenningsvoorwaarden

Wie kan een erkenningsaanvraag indienen?

De aanvragende organisatie

  • is een vereniging zonder winstoogmerk;
  • heeft statutaire doelstellingen rond één maatschappelijk relevant thema of cluster van nauw verwante thema’s;
  • werkt al minstens twee jaar op het vlak van sensibilisatie, maatschappelijke actie en educatie rond het thema met een landelijk karakter;
  • kan aantonen dat de werking zich in het domein van het sociaal-cultureel volwassenenwerk situeert;
  • dient een beleidsplan in waarin de werking en het beleid op het vlak van sociaal-cultureel werk voor de komende vijf jaar wordt duidelijk gemaakt en wordt aangetoond hoe deze zich verhouden ten aanzien van onderstaande beoordelingselementen:
    • de knowhow en de expertise van de beweging met betrekking tot het thema of het cluster; de wijze waarop die expertise verder wordt ontwikkeld; de wijze waarop de knowhow wordt ontsloten;
    • de aanpak van diversiteit, met specifieke aandacht voor interculturaliteit;
    • de wijze waarop het ruime publiek rechtstreeks of onrechtstreeks wordt benaderd, inclusief de inspanning om andere publieksgroepen aan te trekken;
    • de creativiteit, de diversiteit en de originaliteit van de gehanteerde methoden, evenals de effectiviteit ervan;
    • de communicatie met het publiek, de aandacht voor de media;
    • de aard en de omvang van de educatieve activiteiten en de werkmaterialen;
    • de acties en de campagnes;
    • de samenwerking en de netwerkvorming met andere organisaties;
    • het engagement van vrijwilligers en bestuurders;
    • de zorg voor professionaliteit en professionalisering;
    • de manier waarop in de werking rekening wordt gehouden met principes van integrale kwaliteitszorg;
  • dient een financieel plan in met een financiële raming voor de komende vijf jaar;
  • dient een verklaring van de voorzitter en de secretaris van de beweging waaruit blijkt dat de principes en de regels van de democratie en van het Europees verdrag van de rechten van de mens onderschreven worden en toegepast worden in de werking;
  • gaat akkoord om op verzoek van de administratie alle nuttige en noodzakelijke gegevens met betrekking tot de werking in gevraagde vorm te verstrekken en aan te leveren.

De voorwaarden kan je nalezen in het decreet Sociaal-Cultureel Volwassenenwerk, art. 15.

Wanneer kan je een erkenningsaanvraag indienen?

Kandidaat bewegingen moeten voor 1 januari van het jaar dat voorafgaat aan een nieuwe beleidsperiode een aanvraag tot erkenning indienen. De huidige beleidsperiode loopt van 2011 tot en met 2015. De indiendatum voor de beleidsperiode 2016-2020 is verstreken. De volgende indiendatum is 1 januari 2020.

Hoe kan je een erkenningsaanvraag indienen?

De organisatie dient voor 1 januari van het jaar dat voorafgaat aan een beleidsperiode een aanvraag in bij de administratie. Deze aanvraag

  • wordt tijdig ingediend;
  • wordt in twee papieren en een elektronisch exemplaar ingediend;
  • wordt met een aangetekende brief of tegen ontvangstmelding ingediend;
  • draagt de handtekening van de voorzitter en de secretaris en is gebaseerd op de goedkeuring van de aanvraag door de algemene vergadering. Bij de aanvraag zijn ook de agenda en een uittreksel uit de notulen van de bijeenkomst van de algemene vergadering waarin het beleidsplan is goedgekeurd;
  • bevat alle vereiste documenten waaruit de naleving van de erkenningsvoorwaarden blijkt, namelijk:
    • een overzicht van de werking als sociaal-culturele beweging met landelijk karakter gedurende de afgelopen twee jaar;
    • een beleidsplan, dat voldoet aan de bepalingen uit artikel 49 van het uitvoeringsbesluit;
    • een financieel plan voor de komende vijf jaar;
    • een ondertekende verklaring van de voorzitter en de secretaris van de beweging waaruit blijkt dat de principes en de regels van de democratie en van het Europees Verdrag van de Rechten van de Mens onderschreven worden en toegepast worden in de werking.

Hoe verloopt de erkenningsprocedure?

1. De erkenningsaanvraag wordt voor 1 januari van het jaar dat voorafgaat aan een beleidsperiode ingediend.

2. De organisatie wordt voor 1 februari op de hoogte gebracht of de aanvraag al dan niet ontvankelijk is. Indien de aanvraag onvolledig is, krijgt de organisatie tien werkdagen de tijd om het dossier te vervolledigen.

3. De adviescommissie geeft een inhoudelijke en kwaliteitsbeoordeling van de ingediende aanvraag en betrekt in haar advies ook de realiteitswaarde van de financiële raming. Rekening houdend met het advies van de adviescommissie stelt de administratie een preadvies op over alle aspecten van het aanvraagdossier. Het preadvies wordt voor 1 mei aan de aanvrager toegezonden.

4. De organisatie kan tot 15 mei een verhaal indienen bij de administratie en tijdens de verhaalprocedure haar dossier mondeling komen toelichten bij de adviescommissie. De adviescommissie behandelt de verhaalschriften voor 1 juli.

5. De administratie bereidt, rekening houdend met het advies van de adviescommissie, het ontwerp van beslissing voor en bezorgt het volledige dossier aan de minister. De minister beslist voor 15 september over de erkenning en de subsidie-enveloppe van de beweging.

6. De beweging bezorgt, indien nodig, voor 30 november twee exemplaren van het geactualiseerde beleidsplan en financieel plan, waarin rekening gehouden wordt met de beslissing van de minister over de grootte van de subsidie-enveloppe. Daarnaast wordt een verklaring bezorgt waarin de organisatie ermee akkoord gaat om binnen drie maanden na het begin van de beleidsperiode over een voltijds equivalent personeelslid te beschikken.

7. De administratie deelt voor 1 maart van het eerste jaar van de beleidsperiode mee of het geactualiseerde beleidsplan en het geactualiseerde financieel plan voldoende aangepast zijn aan de toegekende subsidie-enveloppe.

8. De subsidie-enveloppe wordt toegekend vanaf het eerste jaar van de beleidsperiode.

Subsidievoorwaarden

Alleen erkende bewegingen kunnen aanspraak maken op een subsidie-enveloppe van minimaal 111 500 € en maximaal 200 000 €. De subsidieprocedure is verschillend voor nieuwe en reeds erkende bewegingen.

VOOR NIEUWE BEWEGINGEN

De minister beslist uiterlijk voor 15 september van het jaar dat voorafgaat aan een nieuwe beleidsperiode over zowel de erkenning als de subsidie-enveloppe van de nieuwe beweging. Over de procedure voor nieuwe bewegingen kan u meer lezen onder erkenningsvoorwaarden .

Nieuwe bewegingen maken aanspraak op een subsidie-enveloppe, op voorwaarde dat ze voor 30 november van het jaar dat voorafgaat aan een nieuwe beleidsperiode:

  • een beleidsplan indienen;
  • een financieel plan indienen;
  • binnen de drie maanden na het begin van de beleidsperiode over een voltijds equivalent personeelslid beschikken.

Wanneer de minister een positieve beslissing uitbrengt, wordt de organisatie erkend en gesubsidieerd vanaf het eerste jaar van de beleidsperiode. De subsidie-enveloppe ligt tussen minimaal 111 500 € en maximaal 200 000 €.

Wanneer de minister een negatieve beslissing uitbrengt, wordt de organisatie noch erkend, noch gesubsidieerd.

VOOR ERKENDE BEWEGINGEN

Erkende bewegingen die aanspraak willen maken op een subsidie-enveloppe moeten voor 30 november van het jaar dat voorafgaat aan een nieuwe beleidsperiode:

  • een beleidsplan indienen;
  • een financieel plan indienen voor de komende vijf jaar.

Bovendien moeten erkende bewegingen binnen de drie maanden na het begin van de beleidsperiode over een voltijds equivalent personeelslid beschikken.

De jaarlijkse subsidie-enveloppe ligt tussen minimaal 111 500 euro en maximaal 200 000 euro.

Erkende bewegingen die een negatieve eindevaluatie kregen in de voorgaande beleidsperiode verliezen 10% van hun subsidiebedrag. Twee negatieve eindevaluaties in twee opeenvolgende beleidsperiodes resulteren in de uitsluiting voor subsidiëring en de intrekking van de erkenning.

Erkende bewegingen die een positieve eindevaluatie kregen in de voorgaande beleidsperiode behouden hun erkenning en subsidie-enveloppe. Zij kunnen bovendien een aanvraag indienen voor het verhogen van hun subsidie-enveloppe.

Wanneer kan je een aanvraag indienen?

Erkende en positief geëvalueerde bewegingen kunnen voor 1 februari van het jaar dat voorafgaat aan de nieuwe beleidsperiode een aanvraag tot verhoging van de subsidie-enveloppe indienen.

Hoe kan je een aanvraag indienen?

De aanvraag tot een verhoging van de subsidie-enveloppe gebeurt aan de hand van een financieel behoefteplan.

Hierbij wordt rekening gehouden met volgende voorwaarden. De aanvraag

  • wordt tijdig ingediend;
  • heeft de vorm van een financieel behoefteplan waarin de organisatie motiveert welke meerwaarde ze wil realiseren ten aanzien van de werking tijdens de vorige beleidsperiode. Volgende elementen komen daarbij aan bod:
    • een terugblik op de inhoudelijke werking en de financiële context van de afgelopen jaren;
    • een uiteenzetting van de plannen voor de komende beleidsperiode en de financiële en personele consequenties. In dit onderdeel wordt een duidelijk onderscheid gemaakt tussen werkingsonderdelen die behouden blijven, nieuwe accenten en veranderingen op het vlak van personeelsbezetting.
  • wordt in twee papieren en een elektronisch exemplaar ingediend;
  • wordt met een aangetekende brief of tegen ontvangstmelding ingediend;
  • draagt de handtekening van de voorzitter en de secretaris en is gebaseerd op de goedkeuring van de aanvraag door de algemene vergadering. Bij de aanvraag zijn ook de agenda en een uittreksel uit de notulen van de bijeenkomst van de algemene vergadering waarin het beleidsplan is goedgekeurd.

Organisaties die een financieel behoefteplan wensen in te dienen, kunnen gebruik maken van het bijhorende formulier.

Hoe verloopt de procedure van de beoordeling van de aanvragen?

1. De aanvraag wordt voor 1 februari van het jaar dat voorafgaat aan een beleidsperiode ingediend.

2. De organisatie wordt voor 15 februari op de hoogte gebracht of de aanvraag al dan niet ontvankelijk is. Indien de aanvraag onvolledig is, krijgt de organisatie tien werkdagen de tijd om het dossier te vervolledigen.

3. Procedure voor de beoordeling van de aanvragen:

  • De administratie beheert de aanvraag: treft nodige voorbereidingen, controleert vormelijke aspecten en legt dossier voor aan de adviescommissie;
  • De adviescommissie beoordeelt de aanvragen op basis van de evaluatie van de organisatie gedurende de voorbije beleidsperiode door de administratie en op basis van het financieel behoefteplan;
  • De administratie maakt, rekening houdend met het advies van de adviescommissie, een preadvies op. Het preadvies wordt aan de aanvrager toegezonden voor 1 mei;
  • De organisatie kan voor 15 mei een verhaal indienen bij de administratie en tijdens de verhaalprocedure haar dossier mondeling komen toelichten bij de adviescommissie;
  • De adviescommissie behandelt de verhaalschriften voor 1 juli;
  • De administratie bereidt, rekening houdend met het advies van de adviescommissie, het ontwerp van beslissing voor en bezorgt het volledige dossier aan de minister;
  • De minister beslist uiterlijk op 15 september over de subsidie-enveloppe van de erkende beweging.

4. Elke erkende beweging dient voor 30 november een beleidsplan en een financieel plan in.

5. De administratie deelt voor 1 maart van het eerste jaar van de beleidsperiode mee of het beleidsplan en het financieel plan voldoen en conform de toegekende subsidie-enveloppe zijn opgemaakt.

Tijdspad erkennings- en subsidieprocedure bewegingen

Tijdspad

Logo Vlaamse overheid

Gesubsidieerde bewegingen moeten het logo van de Vlaamse overheid opnemen in alle publicaties (zowel drukwerk als elektronische publicaties).