Subsidies
Lokaal jeugdbeleid Landelijk georganiseerde jeugdverenigingen Cultuureducatieve verenigingen Verenigingen informatie en participatie Politieke jongerenbewegingen Experimentele projecten Projectoproepen Jeugdhuizen Internationale projecten Jeugdverblijfcentra Brede school Organisaties kansengroepen Grootschalige jeugdevenementen Verenigingen met bijzondere opdracht Tewerkstelling
Kadervorming en attesten Vlaams jeugd- en kinderrechtenbeleid Kinderrechten Internationale samenwerking Uitleendienst Kampeermateriaal Begroting Onderzoek Beleidsdocumenten Fiscale aftrek kinderopvang Publicaties Parlementaire vragen en initiatieven

Hoe aanvragen?



Wanneer dien je je aanvraag in?

Jeugdverenigingen kunnen de aanvraag voor het ontleenseizoen 2017 ten vroegste op 7 november 2016 vanaf 08u00 indienen, en ten laatste 1 maand voor de organisatie van de activiteit.

Andere verenigingen, onderwijsinstellingen, mfc's en overheden kunnen de aanvraag voor het ontleenseizoen 2017 ten vroegste op 1 januari 2017 indienen, en ten laatste 1 maand voor de organisatie van de activiteit.

Als het gaat om de organisatie van een groot evenement, moet de aanvraag ten laatste 2 maanden voor de datum van de (grote) activiteit gebeuren.

Digitale aanvragen voor het ontleenseizoen 2017

Voor het ontleenseizoen 2017 (15 maart tot en met 15 november 2017) kun je alleen nog een digitale aanvraag indienen via de online reservatietool www.cjsm.be/uldk. Hierbij hoort ook een nieuwe versie van het uitleenreglement en een uitgebreide handleiding.

In de handleiding leggen we stap voor stap uit wat je hiervoor moet doen.

Registreerde jij je al voor het ontleenseizoen 2016 en dien jij voor jouw vereniging ook nu weer de aanvraag in, dan kun je gebruik maken van hetzelfde persoonlijke account. Gebruikte je het online reservatieprogramma nog niet, dan ga je alsvolgt te werk:

  1. Je maakt een persoonlijk account aan
  2. je zoekt jouw vereniging in de databank
  3. Je vraagt toegang tot jouw vereniging of je voegt een nieuwe vereniging toe

Opgelet:

  • Het is niet voldoende om alleen maar een persoonlijk account te creëren. Je moet je account in het reservatieprogramma ook verbinden aan jouw vereniging om een aanvraag te kunnen indienen.
  • Je account is gelinkt aan jouw persoonlijke gegevens. Je mag hem niet doorgeven of aanpassen aan je opvolger binnen je vereniging of organisatie. In het programma kunnen wel meerdere personen verbonden zijn aan één vereniging en ook aanvragen indienen voor die vereniging. Iedere potentiële aanvrager binnen een vereniging maakt dus best een eigen, persoonlijk account aan.

Toezegging of weigering

Na verwerking van jouw digitale aanvraag stuurt de ULDK je een toezeggings- of weigeringsformulier. Dat formulier vermeldt of al dan niet gevolg werd gegeven aan je aanvraag. Als de ontlening van materiaal toegestaan wordt, vermeldt het formulier de volgende gegevens:

  • het aantal toegezegde tenten
  • de datum, het uur en de plaats van afhaling en inlevering van het materiaal
  • het achteraf te betalen huurgeld voor de uitlening van het materiaal
  • het aantal personen dat de aanvrager moet voorzien voor het laden en lossen van het toegezegde materiaal.

Als de ontlening van materiaal van de ULDK volledig wordt geweigerd, vermeldt het formulier duidelijk de reden van die beslissing.

Belangrijk: wanneer de stock van een bepaald type tent uitgeput is, heeft de ULDK het recht om die te vervangen door een ander type. Ze houdt daarbij rekening met het aantal gevraagde slaapplaatsen.

Wijzigingen en annuleringen

Annuleringen, verminderingen van het toegezegde materiaal en wijziging van de datum (afhaal-, inleveringdatum of periode van ontlening) zijn kosteloos als die schriftelijk, per e-mail of online (zie handleiding) meegedeeld worden aan de ULDK. Dat moet ten laatste 45 dagen voor de datum van afhaling van het materiaal. Bij annuleringen en verminderingen van het toegezegde materiaal die minder dan 45 dagen voor de datum van afhaling van het materiaal aan de ULDK worden meegedeeld, blijft het huurbedrag verschuldigd.

Bij annuleringen die minder dan 7 dagen voor de datum van afhaling worden meegedeeld, worden bovendien 30 euro administratiekosten aangerekend.

Contactgegevens en de locatie waar de tenten worden opgesteld kun je te allen tijde kosteloos wijzigen, zowel schriftelijk, per e-mail of online. Als jouw locatie is veranderd, vergeet dat dan zeker niet aan te passen. Als we je vereniging bij een onaangekondigd inspectiebezoek niet terugvinden, moet je immers een boete betalen.

Alle wijzigingen moeten dus per brief, e-mail of online worden meegedeeld. Volledige annuleringen moet je steeds via brief of e-mail meedelen.

Alle andere bepalingen kun je nalezen in het uitleenreglement 2017 (.pdf).